DATENSCHUTZHINWEISE FÜR MANDANTEN VON
DR. OLIVER HUTMACHER
Am 25.05.2018 wurde die Datenschutz-Grundverordnung in Deutschland wirksam. Diese sieht erweiterte Informationsverpflichtungen vor. Daher informiere ich Sie – in Erfüllung der neuen rechtlichen Vorschriften – über die von mir durchgeführten Datenverarbeitungen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?
Dr. Oliver Hutmacher, Friedenstraße 87, 75173 Pforzheim,
Fon: +49 7231 4184 996, Fax: +49 7231 4184 998, Mail: info@rahut.de
2. Welche Quellen und Daten nutze ich?
Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich im Rahmen des Mandatsverhältnisses bzw. dessen Anbahnung von Ihnen oder anderen Betroffenen erhalte. Zudem verarbeite ich — soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich — personenbezogene Daten, die ich aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinne oder die mir von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.
Wenn Sie mich mandatieren, erhebe ich folgende Informationen:
• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E‑Mail-Adresse,
• Anschrift,
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), ggf. Faxnummer
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.
3. Wofür verarbeite ich Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Ich verarbeite personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
a. zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.
Die Erhebung der Daten erfolgt,
• um Sie als meinen Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung und ggf. Forderungsverfolgung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.
b. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)
Zudem unterliege ich als Kanzlei diversen rechtlichen Verpflichtungen (z.B. Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Erfüllung steuerrechtlicher Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken innerhalb meiner Kanzlei.
c. aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Soweit Sie mir eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, mir gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
d. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich verarbeite ich Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von mir oder Dritten. Beispiele sind:
• Kommt es während des Bewerbungsverhältnisses/-verfahrens oder nach Beendigung zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter und Gerichte übermittelt.
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
• Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts, Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten, Risikosteuerung in unserer Kanzlei.
4. Wer bekommt Ihre Daten?
Innerhalb meiner Kanzlei erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung meiner vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von mir eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten.
Personenbezogene Daten über meine Mandanten gebe ich grundsätzlich nicht weiter, es sei denn, dass gesetzliche Bestimmungen dies gebieten oder mein Mandant eingewilligt hat. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
• Öffentliche Stellen und Institutionen,
• Dienstleister, die ich im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehe (wie etwa Personalvermittlungsagenturen).
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie mir Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt oder Einwilligung befreit haben oder an die ich aufgrund einer Interessenabwägung befugt bin, personenbezogene Daten zu übermitteln.
5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Ihre Daten werden zumindest zum Teil auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet: Im Zusammenhang mit der Bearbeitung und Durchführung Ihres Mandats werden möglicherweise personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt.
Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit
• es zur Erfüllung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist,
• es gesetzlich vorgeschrieben ist oder
• Sie mir Ihre Einwilligung erteilt haben.
6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Die für die Mandatierung von mir erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Strafgesetzbuch (StGB). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt
• Sie haben in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt.
7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Sie haben das Recht:
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber mir zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass ich die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei mir erhoben wurde, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei mir gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und ich die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie mir bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder meines Kanzleisitzes wenden.
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werde ich Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, ich kann zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Empfänger eines Widerspruchs
Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch” unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an:
Dr. Oliver Hutmacher,
Am Hohen Markstein 3, 75177 Pforzheim
Mail: info@rahut.de